la Importancia de los Documentos Electrónicos

  

La importancia de los documentos electrónicos

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Presentan información elaborada y/o procesada electrónicamente, por procedimientos informáticos, en forma legible por ordenador.

Documento electrónico es también la transposición a un soporte informático de cualquier tipo de información, textual, sonora, fotográfica, audiovisual, contenida tradicionalmente en otros soportes.

Con el documento electrónico la informática ha introducido características innovadoras en el concepto de documento :

• En cuanto al soporte, permite enormes posibilidades de almacenamiento y difusión de información.
• En cuanto al mensaje informativo, permite integrar información textual e información visual, fija o móvil, y sonora, gracias a la tecnología digital.
• En lo referente a las posibilidades de transmisión, permite nuevas formas de edición, y con la generalización de los ordenadores y las telecomunicaciones, nuevas formas de difusión y de acceso a la información, más allá de todo tipo de barreras (geográficas, físicas y lingüísticas).

Por otra parte la tecnología óptica ha permitido la presentación única de documentos, independientemente de la naturaleza de la información que contienen, esto es, el soporte único de información, el documento multimedia.

En el caso de los programas de ordenador se han desarrollado múltiples aplicaciones con una amplia oferta de productos :

• Programas informáticos de carácter instrumental y herramientas de trabajo (procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos...).
• Programas educativos para las diferentes áreas curriculares, para alumnos y profesores.
• Programas de experiencias específicas (música, robótica, electrónica), cursos de formación en micro-informática, de alfabetización, talleres de lectura, de diseño, etc.

Los soportes ópticos, gracias al desarrollo de la tecnología láser y de la fibra óptica, han hecho posible la mencionada presentación única de documentos, junto con nuevas formas de almacenamiento y de edición.

La tipología de documentos informáticos es cada vez más amplia y continúa en aumento, por lo que cualquier indicación sobre sus características puede quedar desfasada incluso en meses. Actualmente asistimos a una proliferación de soportes de la "familia" de los CDs (compact disc) para distintas aplicaciones: CD-Audio, CD-Rom, CD-Interactivo, CD-Foto... en una progresión continua hacia la sustitución de los soportes analógicos por los basados en la tecnología digital. Además del CD-ROM existen otros soportes electrónicos, tanto gravables como no gravables, siendo los más usuales los disquetes y los discos magneto-ópticos.

El CD-ROM (Compact Disc Read-Only Memory), en concreto, ha mostrado enormes ventajas como soporte documental y parece haberse impuesto como soporte alternativo del papel y las microformas para el almacenamiento masivo de datos, permitiendo además una fácil y rápida recuperación. Su capacidad (unos 600Mb) es equivalente a 270.000 páginas de texto, 10.000 imágenes fijas, 32 minutos de vídeo o 60 minutos de sonido estereofónico.

En el ámbito comercial, el CD-ROM también parece haberse impuesto como forma alternativa de edición, contando con una considerable oferta de productos (obras de consulta y educativas, guías, catálogos, directorios, periódicos, etc.), tanto versiones de obras ya existentes en papel como diseñados para ser editados únicamente en CD-ROM.

Por sus ventajas en el almacenamiento y recuperación de información resulta especialmente adecuado para la edición de bases de datos documentales (jurídico-administrativas, medicina, ingeniería, técnica), repertorios bibliográficos (Bibliografía Nacional Española desde 1976 ; ISBN ) y obras de consulta y referencia en general en (Enciclopedia electrónica Durvan, Enciclopedia Activa Multimedia de Plaza & Janés, Diccionario de la lengua española de la RAE, Diccionario de usos del español de M. Moliner, Directorio de bibliotecas españolas, etc.).

Hoy en día el CD-ROM se ha visto claramente superado por los DVDs, un nuevo soporte con más y mejores posibilidades tanto de visión como de almacenamiento.  El DVD (Digital Versatile Disc) es un disco óptico de almacenamiento de datos.

La combinación de la informática y las telecomunicaciones ha dado lugar a un gran desarrollo de los sistemas de acceso a la información a distancia a través de las autopistas de la información El acceso a bases de datos lleva camino de ser algo muy corriente en la vida cotidiana y el mundo laboral por lo que el centro educativo no debe permanecer ajeno a ellos. Son muchas las posibilidades didácticas que ofrecen estos sistemas y existen fuentes de información referencial dirigidas expresamente al mundo educativo. Por otra parte, son los medios que, técnicamente, pueden ofrecer una mayor actualización de la información.

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente.

 CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

• La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
  a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
  b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
  Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.nto debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

• La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
  a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
  b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
  Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

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