Los Archivos Electrónicos

¿Qué son los archivos electrónicos?

Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

un archivo

:Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos.Deberá tener en cuenta que el interesado o las Administraciones Públicas podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original

• El almacenamiento debe ser seguro (archivo securizado). En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos.
• El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos accesibles desde distintas aplicaciones.
• Deberá entender como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento. Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos
• Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

Existen principalmente tres tendencias dentro de la Administración para abordar el archivo de documentos electrónicos:

1. Implantar soluciones orientadas a automatizar la gestión de documentación en papel, que aunque permiten el almacenamiento de información digital, no entran a resolver su problemática. Suelen encontrarse en plataformas integrales de Administración Electrónica.
2. Ampliar la funcionalidad de los sistemas de Gestión Documental existentes para habilitar ciertos mecanismos de preservación, utilizando sistemas corporativos como Documentum o Alfresco.
3. Habilitar espacios de almacenamiento de documentos digitales, dejando la implantación de políticas de preservación para más adelante.

En general, estas iniciativas tienden a impulsarse a través de departamentos de informática y sistemas, siendo poco habitual la participación de personal relacionado con el Archivo de la entidad en el proceso de diseño y definición.

Para superar esta situación, dentro de la iniciativa impulsada por el Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas (CENATIC) para analizar la problemática actual del archivo de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas, se ha elaborado el estudio  un documento en el que define un modelo conceptual de archivo electrónico adecuado a las necesidades de las Administraciones Públicas, y se analiza la viabilidad de una implantación tecnológica del modelo propuesto en el ámbito del software de fuentes abiertas.

Archivos electrónicos de oficinas

La UCA deberá conservar y archivar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que se han generado o recibido en la tramitación telemática.

Los expedientes y documentos se conservarán en el gestor documental de las aplicaciones de tramitación electrónicas (Alfresco)

A los documentos electrónicos se le aplicarán los criterios y normas vigentes de gestión documental y archivo que existen para los generados en soporte papel, referidas a descripción, valoración y expurgo.

   

Archivos electrónicos centrales e intermedio

Los documentos electrónicos se deben conservar hasta la pérdida de su valor administrativo.

Con posterioridad, y una vez perdido el valor administrativo, se someterán a estudios de valoración para decidir sobre la conveniencia de su conservación o eliminación (expurgo).

Se podrán pasar a otro servidor o soporte de almacenamiento, sacándolos de las aplicaciones en los que se han creado y archivado.

Para su conservación, y ante los problemas de obsolescencia tecnológica, el Archivo General, adoptará operaciones de conversión de formatos y de copias auténticas.

Los departamentos de administración se enfrentan a una variedad de documentos de diferente índole (Nóminas, Extractos Bancarios, Liquidaciones de impuestos, Comprobantes, Facturas, Cartas, etc.)  para gestionar y almacenar, a veces complicado por las limitaciones de espacio y las estrategias de archivado orientadas al papel.

Los archivos electrónicos para Gestión Documental optimizan el registro, almacenamiento y recuperación de esta información basada en documentos con múltiples contenidos y diferentes orígenes, a la vez que establecen mecanismos de control de acceso, distribución y destrucción de documentación obsoleta.

Sistemas ofrece soluciones de Archivo electrónico que permiten:

Optimizar los recursos

Compartiendo la información en la empresa sin necesidad de mantener archivos duplicados y evitando la generación de copias innecesarias.

Incrementar la productividad

Agilizando el acceso a la información, lo que permite hacer más rápido el trabajo diario sin problemas de localización o extravío de documentos.

Aumentar la eficacia

Al relacionar las transacciones que se producen con los documentos que las soportan, se dispone de la información completa para la toma de decisiones.

Las características principales que ofrecen son:

Repositorio centralizado

Con independencia de su ubicación física, se presenta el archivo electrónico como un único repositorio centralizado, facilitando las políticas de seguridad, almacenamiento y respaldo.

Fácil de archivar y recuperar

Posibilidad de indexación por datos índice basada en un modelo de objetos o características del archivo electrónico. La recuperación de documentos se puede realizar directamente con la opción Buscar de windows o mediante el navegador de Internet, soportando búsquedas por objetos, palabras clave y contenido.

Alta Integración

Altamente integrado con las funciones básicas de windows, tanto para el archivado como su búsqueda, acorta el tiempo de adaptación del usuario y permite recuperar documentos desde los sistemas ERP's.

Seguridad

A nivel de acceso, el sistema puede definirse con seguridad propietaria o seguridad basada en dominios Windows. A nivel de contenidos permite la definición de autorizaciones de acceso a nivel de documento.

Auditoría

Registra la actividad derivada del uso de un documento. Registro, modificación, control de versiones, caducidad, etc..

Flexibar.NET

Complemente la solución con la herramienta corporativa para la digitalización masiva de documentos, simple y fácil de usar, que permite integrarse con el Archivo Electrónico.

Para entornos de archivo electrónico donde el alto volumen de documentos y las políticas de conservación a largo plazo son críticos, disponemos de soluciones que ofrecen:

Soporte sobre varias tecnologías de Jukebox para dispositivos CD-ROM, MO y WORM.

Servidor de archivo espejo que proporciona protección contra fallos del sistema.

Mecanismos de checksum que permiten comprobar la integridad de los documentos.

Archivo por sistema COLD (Computer Output to Laser Disc) que permite el archivado masivo e indexación automática en dispositivos ópticos, de la documentación generada en la empresa.

VENTAJAS DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

- Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e   indirectos.

- Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.

- Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y   documentos.

 
- Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a   través de Internet. Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un   mismo documento.

- Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante   distintos

 tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del   documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son   inmediatas.

-Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.

-Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).

-Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.

-Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.

-Tiene capacidad de explotar al máximo la búsqueda de información.

-Fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber).

-Sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento.

DESVENTAJAS DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO

- Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

-Complejidad del documento electrónico.

-Control de fiabilidad y autenticidad

- La tecnología digital de imágenes es cambiante.

-Costos en la adquisición de lectores.

-La tecnología en imágenes cambia constantemente.

 -Complejidad del documento.

 -Control de fiabilidad y autenticidad.

- Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.

-Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.

Kleppinger, Eugene. “How to cite information from the Web” [en línea]. Mensaje electrónico a Andrew Harnack [Consulta: 10 enero 1999]

http://www2.ual.es/ci2bual/comunicar-la-informacion/citas-y-referencias-bibliograficas/elaboracion-de-referencias-de-materiales-electronicos/

https://www.google.com/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=archivos%20electronicos%20definicion